El primer paso en el proceso del planeamiento es la definición de la situación, que implica todas las actividades requeridas para entender la situación que dio lugar a la necesidad percibida de una mejora del transporte. En esta fase, se describen los factores básicos que crearon la situación actual, y se delinea el alcance del sistema que se estudiará. Se analiza el sistema actual y se describen sus características. La información sobre los alrededores, su gente, y sus hábitos de recorrido puede ser obtenida. Se repasan y se resumen los informes y los estudios anteriores que pueden ser relevantes a la situación actual. Se delinean el alcance del estudio y el dominio del sistema que se investigará.
En el ejemplo, en el cual se está considerando un puente nuevo, la definición de la situación implica el desarrollar una descripción de los servicios actuales de la carretera y del transporte en la región, midiendo los patrones de recorrido actuales y volúmenes de trafico de la carretera, repasando estudios anteriores, mapas geológicos, y condiciones del suelo, y delineando el alcance del estudio y el área afectada. También una audiencia pública se puede llevar a cabo para obtener la entrada del ciudadano. La situación entonces será descrita en una declaración de las consecuencias para el medio ambiente (Environmental Impact Statement, EIS), un informe que documente todas las alternativas y sus impactos.
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